WordPress-luonnoksen tarkistuslista | Contentify
WordPress-luonnoksen tarkistuslista auttaa tarkastamaan neljä asiaa: pitävätkö tiedot paikkansa, ymmärtääkö lukija tekstin, toimiiko sivu ja onko hyväksyttävä versio varmasti oikea. Avaa luonnoksen esikatselu, pidä lähteet vieressä ja kirjaa korjaukset yhteen paikkaan. Hyväksyntä kannattaa antaa vasta versiolle, jonka olet lukenut kokonaan.
Tämä ohje on tarkoitettu asiantuntijayrityksen omistajalle, joka saa kirjoittajalta artikkelin tai olemassa olevan sivun päivityksen tarkistettavaksi. Voit käyttää listaa riippumatta siitä, kirjoittaako tekstin oma työntekijä, kumppani vai tekoälyä käyttävä sisällöntuottaja. Laajemmat ulkoistamisen riskit ja vastuut on käsitelty erikseen sisällön laadunvalvonnan oppaassa. Tässä keskitytään siihen, mitä tarkistat juuri saamastasi luonnoksesta ja miten palautat sen korjattavaksi.
Varmista ensin, mitä olet hyväksymässä
Pyydä kirjoittajaa nimeämään tarkistettava sivu, luonnoksen päiväys ja työn tarkoitus. Uusi artikkeli ja julkaistun palvelusivun päivitys tarvitsevat hieman erilaisen tarkistuksen. Päivityksessä kysy myös, mitkä kohdat muuttuvat ja mikä nykyisessä sivussa säilyy. Näin et joudu etsimään muutoksia koko tekstistä muistin varassa.
Avaa esikatselu siinä muodossa, jossa lukijan on tarkoitus nähdä sivu. Pelkkä tekstiasiakirja ei näytä esimerkiksi kuvan rajausta tai puhelimella katkeavaa taulukkoa. Jos saat ensin vain tekstin, hyväksy tarvittaessa sen sisältö erikseen ja pyydä vielä sivun esikatselu ennen lopullista julkaisupäätöstä.
Sovi samalla, mitä palautteesi tarkoittaa. ”Teksti näyttää hyvältä” voi tarkoittaa kielen hyväksymistä, vaikka hintatieto olisi vielä selvittämättä. Kirjoita mieluummin, mitkä kohdat hyväksyt ja mitä pitää korjata. Jos katselmointiin osallistuu useampi henkilö, nimeä yksi kokoamaan yhteinen vastaus kirjoittajalle.
Tarkista väitteet yrityksen omista tiedoista
Merkitse tekstistä hinnat, määrät, päivämäärät, palvelun rajaukset, takuut ja tuloksia koskevat väitteet. Etsi jokaiselle tarvittava lähde: voimassa oleva palvelukuvaus, hyväksytty hinnasto, alkuperäinen tutkimus tai yrityksen vahvistama tieto. Lähteen päivämäärä ja soveltamisala auttavat huomaamaan, jos teksti käyttää vanhaa tai toiseen palveluun kuuluvaa tietoa.
Pidä tarkistamattomat kohdat palautelistalla. Jos toimitusaikaa ei ole sovittu, pyydä poistamaan lupaus tai jätä kohta odottamaan vahvistusta. Varovaisempi sanavalinta ei yksin korjaa puuttuvaa lähdettä. Myös sanat ”aina”, ”kaikki” ja ”taattu” tarvitsevat sisällöllisen perusteen silloin, kun ne kuvaavat yrityksen palvelua.
Kuvitteellinen tarkistustilanne: luonnoksessa luvataan asiakkaalle vastaus saman päivän aikana. Yrityksen voimassa oleva palvelukuvaus ei sisällä tällaista lupausta. Palaute voi olla: ”Poista saman päivän lupaus tästä kappaleesta. Käytä palvelukuvauksen mukaista yhteydenottotapaa; vastausaikaa ei ole vahvistettu.” Näin kirjoittaja saa rajatun korjaustehtävän ja tietää, miksi muutos tarvitaan.
Tarkista myös henkilöiden nimet ja esimerkit. Kirjoittajan bylineen, asiakkaan tarinaan, valokuvaan tai suositukseen tarvitaan asianmukainen käyttölupa. Jos tapaus on havainnollistava, sen pitää erottua todellisesta asiakastuloksesta. Älä hyväksy yrityksen kokemukseksi tapahtumaa, jota kukaan ei tunnista.
Lue kieli asiakkaan näkökulmasta
Aloita otsikosta ja ensimmäisestä kappaleesta. Saako lukija niistä selville, mihin kysymykseen sivu vastaa ja mitä hänen kannattaa tehdä seuraavaksi? Poista pitkä taustoitus, jos varsinainen vastaus jää sen alle. Selitä yrityksesi ammattitermi siinä kohdassa, jossa asiakas tarvitsee sitä ymmärtääkseen asian.
Lue hankalat lauseet ääneen. Katso, löytyykö lauseesta tekijä ja konkreettinen tekeminen. Esimerkiksi ”toimenpiteiden suorittaminen tapahtuu hyväksynnän jälkeen” voi olla yksinkertaisemmin ”aloitamme työn, kun olet hyväksynyt suunnitelman”. Valitse kuitenkin sanamuoto, joka vastaa oikeasti sovittua toimintaa.
Tarkista nimet, yhdyssanat ja taivutus etenkin otsikoista ja linkeistä. Hakusanaa saa taivuttaa luontevan suomen mukaan. Epäselvään kielenhuoltokysymykseen saat tukea Kielitoimiston ohjepankista, jossa on oikeinkirjoitus-, kielioppi- ja nimiohjeita. Kielellinen tarkistus ja yrityksen tietojen vahvistaminen kannattaa pitää omina kohtinaan palautteessa.
Lue lopuksi myös viimeinen kappale. Päättyykö ajatus ehjään lauseeseen, ja löytyykö sovittu seuraava askel? Näin huomaat esimerkiksi kesken jääneen lopetuksen, puuttuvan yhteystavan tai yhteenvedon, joka lupaa enemmän kuin muu teksti.
Katso kuvat, linkit ja sivun rakenne esikatselussa
Vertaa jokaista kuvaa sen yhteydessä olevaan tekstiin. Kuvan pitäisi auttaa ymmärtämään aihetta tai toimia selvästi kuvituksena. Tavallinen kuvapankkikuva ei ole yrityksesi asiakas, toimipaikka tai tuote-esimerkki. Vaihda kuva, jos sen asiayhteys johtaa lukijaa harhaan.
Tarkista vaihtoehtoinen teksti sen perusteella, mitä kuvassa todella näkyy. Wikipedian näkymää ei pidä nimetä oman palvelun hallintapaneeliksi eikä yleistä valokuvaa yrityksen työtilanteeksi. Kaaviossa vaihtoehtoinen teksti voi kertoa sen tärkeimmän asian; laajempi selitys kuuluu myös ympäröivään tekstiin. Varmista lisäksi kuvan käyttöoikeus ja sovittu kuvaajamerkintä.
Avaa artikkelin linkit. Sisäinen linkki ohjaa oikeaan kieliversioon ja olennaiseen lisätietoon. Lähdelinkki vie juuri siihen sivuun, johon väite perustuu. Tarkista myös toimintakehotuksen kohde: viekö yhteydenottolinkki toimivaan lomakkeeseen tai sovittuun yhteystapaan?
Katso sivua sekä leveällä näytöllä että puhelimella. Otsikoiden järjestys, listat, kuvat ja taulukot kuuluvat samaan tarkistukseen. Taulukon sisältö pitää pystyä lukemaan, ja painikkeen tekstin pitää kertoa, mitä sen kautta tapahtuu. Jos yrityskohtaiset tiedot näkyvät vain kuvassa, pyydä olennaiset tiedot myös tavallisena tekstinä.
Käytä yhtä palautelistaa
Lista toimii parhaiten, kun jokaisesta avoimesta kohdasta syntyy ymmärrettävä korjaustehtävä. Kirjaa sijainti, havainto, tarvittava muutos ja vahvistaja. Otsikko tai lyhyt lainaus auttaa kirjoittajaa löytämään kohdan, vaikka luonnoksen kappalejako olisi muuttunut.
| Tarkistettava kohta | Mitä etsit? | Miten merkitset palautteen? |
|---|---|---|
| Otsikko ja aloitus | Vastaus lukijan kysymykseen | Nimeä puuttuva vastaus tai liian laaja lupaus |
| Hinnat ja palvelutiedot | Voimassa oleva tieto ja lähde | Liitä hyväksytty tieto tai nimeä vahvistaja |
| Esimerkit ja kirjoittaja | Oikea asiayhteys ja lupa | Kerro, mikä tieto tai käyttölupa puuttuu |
| Kieli | Ymmärrettävä, luonteva ilmaisu | Lainaa kohta ja kuvaa, mikä jää epäselväksi |
| Kuvat | Sopiva sisältö, kuvaus ja oikeudet | Nimeä kuva ja tarvittava vaihto tai korjaus |
| Linkit ja toimintakehotus | Oikea kohde ja seuraava askel | Ilmoita virheellinen linkki ja oikea kohde |
| Esikatselu | Luettava sivu myös puhelimella | Kerro laite ja kohta, jossa ongelma näkyy |
| Julkaistava versio | Sama kokonaisuus kuin tarkistuksessa | Kirjaa luonnoksen tunniste ja päätös |
Erota julkaisun estävät puutteet pienistä tyylitoiveista. Väärä palvelutieto pitää ratkaista ennen julkaisua. Kahdesta yhtä selkeästä otsikkovaihtoehdosta taas voidaan valita toinen yhteisellä päätöksellä. Tämä auttaa kirjoittajaa tekemään korjaukset oikeassa järjestyksessä.
Pyydä korjatusta luonnoksesta lyhyt muutosyhteenveto. Käy avoimet kohdat uudelleen läpi ja lue niiden ympäristö: yhden luvun muuttaminen voi vaikuttaa myös taulukkoon, kuvatekstiin tai yhteenvetoon. Merkitse kohta valmiiksi vasta, kun korjaus näkyy siinä versiossa, jonka olet hyväksymässä.
Sido hyväksyntä tiettyyn versioon
WordPressin versiohistoria auttaa vertailemaan tallennettuja muutoksia. Säilytettävien versioiden määrää voidaan kuitenkin rajoittaa tai versiohistoria poistaa käytöstä sivuston asetuksissa. Selvitä käytettävä tapa omasta sivustostasi. Kirjaa palautteen rinnalle luonnoksen päiväys tai tunniste, jotta hyväksyntä ei jää pelkän artikkelin nimen varaan.
Sovi, kuka saa muokata tekstiä hyväksynnän jälkeen ja millainen muutos palauttaa sen tarkistukseen. Uusi hintalupaus tai asiakkaan nimi tarvitsee uuden vahvistuksen. Myös julkaisutapa pitää erottaa sisällön hyväksymisestä: toimitetaanko hyväksytty teksti WordPress-luonnoksena, ajastetaanko se vai julkaiseeko nimetty henkilö sen sovittuna ajankohtana?
Voit käyttää palautteessa tätä pohjaa: ”Tarkistin luonnoksen [päiväys tai tunniste]. Hyväksyn sisällön seuraavin rajauksin: [päätös]. Ennen julkaisua on vielä korjattava [kohdat]. Julkaisupaikka, ajankohta ja vastuuhenkilö ovat [sovitut tiedot].” Täytä tiedot käytössäsi olevan prosessin mukaan. Tyhjäksi jäänyt kohta kertoo, mitä pitää vielä sopia.
Jos saat yksityisen tarkistuslinkin, jaa se vain sovituille tarkistajille. Vanhentunut linkki pyydetään uudelleen palvelun ylläpitäjältä. Älä lisää yksityistä linkkiä julkaistavan artikkelin lähteisiin. Sisällön julkinen lähde ja sen tarkistamiseen tarkoitettu käyttöoikeuslinkki palvelevat eri tarkoituksia.
Aloita seuraavan luonnoksen tarkistus yhdestä sovitusta kokonaisuudesta
Ennen hyväksyntää varmista vielä, että avoimet faktakysymykset on ratkaistu, korjaukset näkyvät luonnoksessa ja julkaisun vastuut on sovittu. Kun sivu myöhemmin julkaistaan, avaa oikea julkinen osoite ja tarkista teksti, kuvat, linkit ja yhteydenottotapa vielä siinä ympäristössä. Kirjaa mahdolliset jatkokorjaukset samaan listaan.
Jos tarvitset apua olemassa olevan sivun arviointiin, Contentifyn ensimmäinen askel on maksuton yhden sivun katselmus ilman WordPress-tunnuksia. Sen jälkeen mahdollisen työn laajuus ja ehdot sovitaan kirjallisesti. Voit aloittaa yhdestä yrityksellesi tärkeästä sivusta ja käyttää tätä WordPress-luonnoksen tarkistuslistaa myöhemmin sen päivitetyn version läpikäyntiin.